Visszaélés-bejelentés

Visszaélés-bejelentési rendszer

A Maspex Olympos Kft. a jogszerű működésének biztosítása érdekében visszaélés-bejelentési rendszert működtet.

A visszaélés-bejelentési rendszer célja, a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményekkel vagy mulasztásokkal, illetve egyéb visszaélésekkel kapcsolatosan bejelentett információk vizsgálata a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben foglalt követelményeknek megfelelően.

Bejelentését a törvénynek és a visszaélés-bejelentési rendszer működtetéséről szóló szabályzatnak megfelelően az erre jogosultak szóban vagy írásban tehetik meg.


UTASÍTÁS
VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER LÉTREHOZÁSÁRÓL ÉS ANNAK SZABÁLYAIRÓL

A Maspex Olympos Kft. a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, illetve egyéb visszaélések kivizsgálása érdekében visszaélés-bejelentési rendszert hoz létre az alábbi szabályok szerint:

  1. Jelen utasítás alapján az általa tapasztalt visszaélésről Bejelentést tehet:
    a) A Maspex Olympos Kft. által foglalkoztatott személy,
    b) az a foglalkoztatott, akinek a Maspex Olympos Kft-nél fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
    c) a Maspex Olympos Kft-nél foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
    a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Maspex Olympos Kft-vel szerződéses kapcsolatban áll,
    b) a Maspex Olympos Kft. tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Maspex Olympos Kft. ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
    c) a Maspex Olympos Kft-vel szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
    d) a Maspex Olympos Kft-nél tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
    e) a Maspex Olympos Kft-vel az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
    f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Maspex Olympos Kft-vel megszűnt.

A bejelentés megtételének módja:
A bejelentést szóban a nyárlőrinci iroda titkárnőjénél vagy írásban a visszaeles@maspex.com emailcímre, vagy az erre a célra kihelyezett ládába, a bejelentőlap kitöltésével vagy pedig a Maspex Olympos Kft. 6032 Nyárlőrinc, Fő utca 1. címre zárt borítékban eljuttatott levél formájában lehet megtenni. A szóbeli bejelentést telefonon lehet megtenni a 06 76/ 783-241 telefonszámon.

A bejelentés felvevője a szóbeli bejelentést írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

Ha a bejelentő személyesen teszi meg a bejelentését, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést

a) – a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően – tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy

b) írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.

Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

Az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

A bejelentés kivizsgálása:

A bejelentést a munkáltató köteles kivizsgálni és a bejelentőt a kivizsgálás eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről tájékoztatni.

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető:

  1. A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt bejelentés setén,
  2. A sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után bejelentett,
  3. A név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés esetén,
  4. Ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem áll arányban.
  5. A bejelentés nem az arra jogosult személytől származik.

A vizsgálat mellőzéséről a bejelentőt tájékoztatni kell.

A bejelentő személyének védelme:

A nem névtelen bejelentő személyét a bejelentést kivizsgálókon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentést kivizsgálók a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével – nem oszthatják meg a Maspex Olympos Kft. egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem.

A bejelentésben érintett személy tájékoztatása a bejelentésről:

  1. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a rá vonatkozó bejelentésről, az információs önrendelkezésről és szabadságról szóló 2011.évi CXII. tv. (Infotv.) alapján megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról.
  2. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját akár jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá.
  3. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

A vizsgálat ideje:

  1. A munkáltató a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül köteles a bejelentésben foglaltak kivizsgálására. A bejelentés kivizsgálására annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől – név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével – csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni.
  2. A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem haladhatja meg.

Vizsgálóbizottság

  1. A vizsgálat megindulásakor a munkáltató háromtagú vizsgálóbizottságot hoz létre, amelybe az Igazgatóságonként (Gyárigazgatóság, Adminisztratív részleg, Marketing és Kereskedelmi részleg) erre a célra előzetesen kijelölt két-két (összesen nyolc) személyből hármat választ úgy, hogy azok a vizsgálattal nem érintett, három másik különböző Igazgatóságból kerüljenek ki.
  2. A vizsgálóbizottságot a munkáltató által kijelölt munkavállaló vezeti.
  3. A vizsgálatot a jelen utasításban foglalt eljárási szabályok alapján a vizsgálóbizottság folytatja le.

A vizsgálat megállapításai:

  1. Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a cég által meghatározott magatartási szabályokat, a munkáltató a munkaviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelően a munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.
  2. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.
  3. Ha a bejelentés a munkáltató vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze, a munkáltató a bejelentő könyvvizsgálóját és a tulajdonosi jogok gyakorlóját köteles a bejelentésről haladéktalanul értesíteni.

Adatok kezelése

  1. A bejelentőnek, annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,
    a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő bejelentővédelmi ügyvéd, illetve külső szervezet részére továbbíthatóak.
  2. Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül törölni kell.
  3. Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – a bejelentésre vonatkozó adatokat a munkáltatói bejelentési rendszerben legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig lehet kezelni.
  4. Az adatok külföldre történő továbbítására akkor kerülhet sor, ha az adatkezelő vagy adatfeldolgozó szerződés keretében kötelezettséget vállal a bejelentésre vonatkozó magyar törvényi szabályok betartására és a továbbított vagy harmadik országban adatfeldolgozást végző adatfeldolgozó részére feldolgozásra átadott személyes adatok megfelelő szintű védelme biztosított.
  5. A bejelentési rendszerből haladéktalanul törölni kell a bejelentésben nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint az e törvény szerint nem kezelhető adatokat.
  6. Az utasításban nem szabályozott kérdésekben a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni